Aufbewahrungsfristen für Belege: Was muss wie lange aufbewahrt werden? 2026

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Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Jahresabschlüsse: Unternehmen, Selbstständige und auch Privatpersonen sammeln über die Jahre erhebliche Mengen an Belegen an. Doch nicht alles muss ewig aufgehoben werden – und seit einer aktuellen Gesetzesänderung sind viele Aufbewahrungsfristen sogar kürzer geworden. Dieser Beitrag zeigt, welche Fristen 2026 für Unternehmen und für Privathaushalte gelten und was jetzt vernichtet werden darf.

Hinweis: Bei diesem Artikel handelt es sich nicht um eine Steuer- oder Rechtsberatung. Der Artikel wurde mit großer Sorgfalt recherchiert. Dennoch sind alle Angaben, insbesondere zu Kosten oder Preisen ohne Gewähr und können sich jederzeit ändern. Der Artikel wurde am 11.09.2026 veröffentlicht und zuletzt am 11.09.2026 editiert.

Die wichtigste Neuerung: Buchungsbelege nur noch 8 statt 10 Jahre

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für sogenannte Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Zu den Buchungsbelegen zählen insbesondere:

  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Kontoauszüge
  • Quittungen und Kassenbelege
  • Lieferscheine mit Belegfunktion
  • Gehaltslisten mit Buchungsbelegcharakter

Die Verkürzung gilt auch rückwirkend: Sie erfasst alle Belege, deren alte Zehn-Jahres-Frist zum Stichtag der Gesetzesänderung noch nicht abgelaufen war. In der Praxis bedeutet das: Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 und früher dürfen seit dem 1. Januar 2026 vernichtet werden.

Wichtig: Die Verkürzung betrifft ausschließlich Buchungsbelege. Für Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handelsbücher, Inventare und Lageberichte bleibt es unverändert bei zehn Jahren.

Die drei zentralen Fristkategorien für Unternehmen

Für Unternehmen und Selbstständige lassen sich die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten grob in drei Kategorien einteilen:

10 Jahre

  • Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
  • Handelsbücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Lageberichte
  • Buchungsbelege, wenn handelsrechtlich statt steuerrechtlich betrachtet wird (hier kann es Abweichungen zur steuerlichen 8-Jahres-Frist geben, im Zweifel gilt die längere Frist)

8 Jahre

  • Rechnungen (Ein- und Ausgang)
  • Kontoauszüge
  • Quittungen und sonstige Buchungsbelege
  • Bei abnutzbarem Anlagevermögen beginnt die 8-Jahres-Frist erst nach Ablauf der vollständigen Abschreibung
  • Bei Mietverträgen, aus denen Vorsteuer gezogen wird, beginnt die Frist erst nach Beendigung der Vertragslaufzeit

6 Jahre

  • Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (inklusive E-Mail-Korrespondenz mit geschäftlichem Bezug)
  • Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, soweit sie nicht bereits unter die 8- oder 10-Jahres-Frist fallen

Wann beginnt die Frist zu laufen?

Alle Aufbewahrungsfristen beginnen grundsätzlich nicht mit dem Erstellungsdatum des jeweiligen Dokuments, sondern erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht, das Dokument erstellt oder der Geschäftsvorfall abgeschlossen wurde. Eine Rechnung aus März 2017 zählt für die Fristberechnung also ab dem 31. Dezember 2017 – die 8-Jahres-Frist endet damit erst am 31. Dezember 2025, sodass die Vernichtung erst ab dem 1. Januar 2026 zulässig ist.

Sonderfall Banken und Versicherungen

Für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt die verkürzte 8-Jahres-Frist nicht ohne Weiteres. Durch das Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung (SchwarzArbMoDiG) wurden diese Branchen im Zusammenhang mit Geldwäscheprävention wieder stärker an eine zehnjährige Aufbewahrung gebunden. Wer in der Finanzbranche tätig ist, sollte die branchenspezifischen Sonderregelungen daher gesondert prüfen.

Digitale Aufbewahrung und GoBD

Die meisten Unterlagen dürfen digital archiviert werden, ausgenommen sind im Wesentlichen Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zollunterlagen, die im Original vorliegen müssen. Für die digitale Aufbewahrung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD): Die Belege müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist unveränderbar, vollständig, geordnet und jederzeit lesbar verfügbar sein. Wer Belege einscannt, sollte insbesondere bei Thermopapier-Kassenbons frühzeitig digitale Kopien anfertigen, da diese mit der Zeit verblassen können.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Für private Haushalte gibt es im Vergleich zu Unternehmen nur sehr wenige gesetzliche Aufbewahrungspflichten:

  • 2 Jahre: Rechnungen für Handwerker- und Bauleistungen an Haus, Wohnung oder Grundstück müssen von Privatpersonen (auch als Mieter) zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Pflicht dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit; der leistende Handwerksbetrieb muss in der Rechnung ausdrücklich darauf hinweisen. Bei Verstößen drohen Bußgelder.
  • 6 Jahre: Wer mit seinen sogenannten Überschusseinkünften – also Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung sowie sonstigen Einkünften – mehr als 500.000 Euro im Kalenderjahr erzielt, muss die zugrundeliegenden Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren. Ab 2027 steigt diese Grenze auf 750.000 Euro; bereits entstandene 6-Jahres-Pflichten bleiben davon aber unberührt.

Alle weiteren privaten Unterlagen unterliegen keiner gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Aus eigenem Interesse empfiehlt es sich dennoch, bestimmte Dokumente deutlich länger aufzubewahren:

  • Steuerbescheide und zugehörige Belege bis zur Bestandskraft des Bescheids, in der Praxis oft mehrere Jahre
  • Kaufbelege und Rechnungen mindestens bis zum Ablauf der Garantie- oder Gewährleistungsfrist
  • Urkunden wie Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden sowie Zeugnisse am besten lebenslang
  • Unterlagen zu Renten- und Versicherungsansprüchen bis zum Rentenbeginn beziehungsweise darüber hinaus
  • Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen noch einige Jahre über das Ende des Mietverhältnisses hinaus, falls es zu Nachforderungen kommt

Was 2026 konkret vernichtet werden darf

Zusammengefasst können Unternehmen zu Beginn des Jahres 2026 unter anderem folgende Unterlagen aus dem Archiv nehmen, sofern keine laufende Betriebsprüfung oder ein offenes Verfahren entgegensteht:

  • Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen) aus 2017 und früher (8-Jahres-Frist)
  • Jahresabschlüsse und Bilanzen aus 2015 und früher (10-Jahres-Frist)
  • Handels- und Geschäftsbriefe aus 2019 und früher (6-Jahres-Frist)

Vor der endgültigen Vernichtung empfiehlt es sich, den Vorgang schriftlich zu dokumentieren: welche Unterlagen aus welchem Jahrgang aus welchem Grund entsorgt wurden. Das schafft im Fall einer späteren Nachfrage durch das Finanzamt Nachvollziehbarkeit.

Fazit

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV bringt 2026 spürbare Erleichterung für Unternehmen: Buchungsbelege müssen nur noch acht statt zehn Jahre aufbewahrt werden, sodass viele Archive verkleinert werden können. Wichtig ist, die verschiedenen Fristkategorien sauber auseinanderzuhalten, da Jahresabschlüsse und Handelsbücher weiterhin zehn Jahre aufzubewahren sind. Für Privatpersonen bleibt die Rechtslage übersichtlich: Gesetzlich verpflichtend sind lediglich Handwerkerrechnungen für zwei Jahre und – bei sehr hohem Einkommen – bestimmte Steuerunterlagen für sechs Jahre. Wer unsicher ist, ob ein bestimmtes Dokument schon vernichtet werden darf, sollte im Zweifel die längere Frist ansetzen oder Rücksprache mit einer steuerlichen Beratung halten.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.

Quellen